Besser zusammenarbeiten: BayernCollab für die Hochschulen
Teamarbeit: BayernCollab bietet viele Funktionen für das Management, die Organisation und für Kommunikation und Information. Foto: Adobe
Im Auftrag des Digitalverbundes Bayern hat das Leibniz-Rechenzentrum BayernCollab aufgebaut, eine Plattform, die die Zusammenarbeit von Teams sowie hochschulübergreifende Projekte und Aufgaben unterstützt.
Besprechungen protokollieren oder Arbeitsschritte dokumentieren. Informationen miteinander teilen oder gemeinsam Dokumente bearbeiten und erstellen. Eine einfache Website aufbauen und online veröffentlichen: Das alles sind Funktionen von BayernCollab, einer Online-Plattform des Leibniz-Rechenzentrums (LRZ), die die Organisation und Kooperation von Teams sowie von Institutionen weltweit unterstützt. Diese basiert auf der Wiki-Software Confluence des australischen Unternehmens Atlassian. Gerade rollt das LRZ BayernCollab im Auftrag des Digitalverbundes Bayern (DVB) aus. Im DVB haben sich bayerische Hochschulen und Universitäten zusammengeschlossen, um gemeinsame IT-Strategien zu entwickeln und umzusetzen.
Gute Erfahrungen, praktische Werkzeuge
BayernCollab soll die hochschulübergreifende Zusammenarbeit und die Koordination von Arbeitsgruppen fördern. Damit die Universitäten Synergieeffekte nutzen können, baute das LRZ in wenigen Wochen ein eigenes Servercluster auf, richtete darauf eine Confluence-Instanz für die bayernweite Nutzung ein. So entstand eine kostengünstige, eigene Plattform und eine Alternative zur Atlassian Cloud, die sich aus Gründen des Datenschutzes, der Zuverlässigkeit von Services und der Skalierung für einzelne Hochschulen nicht lohnt. Die Plattform ist so aufgebaut, dass Hochschulen ihre Bereiche selbst administrieren und einrichten können. Benutzen sie Confluence, können sie bestehende Seiten samt Inhalten und Verlinkungen in die neue Plattform migrieren. Seit Herbst 2023 verbreitet das LRZ das Angebot, 19 Hochschulen mit rund 133.000 potenziellen Anwender:innen setzen inzwischen BayernCollab ein, weitere 25 Einrichtungen haben bereits Interesse daran signalisiert.
Gute Erfahrungen am LRZ sowie bei der Technischen Universität München (TUM) und der Ludwig-Maximilians-Universität (LMU), wo Lehrstühle, Institute, Arbeitsgruppen schon seit mehr als zehn Jahren auf Confluence setzen, haben die Wahl der Software beschleunigt. Außerdem ist Confluence und damit BayernCollab intuitiv zu bedienen und bildet viele, unterschiedliche Nutzungsszenarien ab. Ohne weitere Tools und lediglich über einen Browser können damit gemeinsam Texte online erstellt und bearbeitet werden. Die Plattform eignet sich für kleine Teams ebenso wie für Institutionen, sie kann über Standortgrenzen hinweg mit einer Kennung weltweit genutzt werden. Für Planung, Organisation und Zusammenarbeit stehen viele Werkzeuge und ein praktischer Editor bereit. Damit lassen sich Inhalte strukturieren und visualisieren, in interaktiven Tabellen und Diagrammen sammeln oder Umfragen oder Formulare erstellen. Durch Einladungen bestimmen die Anwender:innen, wer Zugriff auf Collab-Seiten und Inhalte bekommt und wer diese aktualisieren oder verändern darf. BayernCollab versioniert Änderungen, die Nutzer:innn nachverfolgen können. Durch die Einladungsfunktion lassen sich Seiten veröffentlichen.
Vielseitige Nutzungsmöglichkeiten
• Am LRZ teilen beispielsweise Abteilungen und Teams auf BayernCollab Informationen, planen und protokollieren Arbeitsschritte oder Besprechungen. Werden Protokolle oft für alle Kolleg:innen geöffnet, bleiben sensible Daten im Team oder bei klar umrissenen Nutzungskreisen.
• Außerdem hat sich BayernCollab im IT-Service-Management sowie bei den Arbeiten für die Datensicherheit am LRZ als Tool für die technische Dokumentation bewährt. Hier finden sich Beschreibungen aller Prozesse zur Erstellung und zum Betrieb von IT-Diensten sowie die Anweisungen für Notfälle, überdies die Liste aller dazu notwendigen technischen Ressourcen. Für die Zertifizierungen des LRZ in beiden Disziplinen (ISO/IEC 20000 und ISO/IEC 27001) schauen sich die externen Prüfstellen diese Dokumentationen sehr genau an.
• Das Hochschulübergreifende IT-Servicezentrum Informationssicherheit (HITS-IS) organisiert mit BayernCollab die Arbeit von Teams an unterschiedlichen Standorten und Universitäten. Hier tauschen sich die Spezialist:innen über Maßnahmen zur IT-Sicherheit aus, protokollieren Besprechungen und Arbeitsergebnisse, listen Tools und Geräte auf oder dokumentieren Analysedaten zu Schadensfällen und Lösungen.
• Das Munich Data Science Institute (MDSI) der TUM wiederum setzt BayernCollab ein, um damit einfache, informative Websites aufzubauen und die Öffentlichkeit online über Veranstaltungen und Vorträge zu informieren. Die Seite zur Webinar-Reihe “Deep Dive into Cloud-Computing for Researchers“ nennt alle wichtigen Informationen.
Einfach, aber informativ: Das MDSI informiert online mit BayernCollab über Veranstaltungen
• Mit BayernCollab lassen sich leicht auch Formulare gestalten, etwa für Bewerber:innen oder zur Anmeldung von Veranstaltungen: Gründe, warum unter anderen auch Personalabteilungen mit BayernCollab arbeiten.
Vor allem die grafischen Tools und die Möglichkeit, Informationen online zu veröffentlichen und in sozialen Medien verlinken zu können, macht die Plattform interessant für Wissenschaft und Forschung. Die EU fordert bei den Projekten, die sie fördert, Transparenz, regelmäßige Informationen und auch eine eigene Webpräsenz: Aufgaben, die sich mit BayernCollab mühelos lösen lassen. (L. Ullmann)