Glückwunsch BayernShare: 10 Jahre FAUbox und LRZ Sync+Share
Technologie:Netz
Manche Themen und Ideen für Dienste liegen in der Luft: Fast zeitgleich beschäftigten sich 2013/2014 das Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) sowie das Regionale Rechenzentrum Erlangen (RRZE) mit Cloudspeicher-Diensten wie Dropbox, Google Drive oder Microsofts OneDrive. Das Ziel: eine datenschutzkonforme Alternative zu suchen, die Daten in Bayern oder Deutschland sichert und damit die digitale Souveränität im Wissenschaftsbetrieb stärkt – und die gleichzeitig mobiles Arbeiten ermöglicht. Nach Marktanalysen und Evaluierungen diverser Produkte hatten sich die Rechenzentren für die Software PowerFolder des Monheimer Startups dal33t GmbH entschieden, da die Software überzeugte. Nach internen Testläufen und Anpassungen können Studierende und Forscherinnen in München, Nürnberg und Erlangen seit Herbst 2015 LRZ Sync+Share oder die FAUbox einsetzen und darüber Dateien weltweit austauschen, die für Emails zu groß und sensibel sind und daher geschützt verbreitet oder gemeinsam bearbeitet werden sollen.
Sicherer Speicher & verschlüsselte Übertragung
Dafür werden alle Daten auf zertifizierten Servern der Rechenzentren abgelegt und vor der Übertragung verschlüsselt. 2022 wurden die beiden Dienste technisch verbunden. Aus FAUbox und LRZ Sync+Share wurde BayernShare. Obwohl von unterschiedlichen Standorten und Servern aus organisiert und gehostet, können Teilnehmende über ihren Account nun Dateien mit Nutzerinnen des jeweils anderen Systems teilen. Das vereinfacht den Austausch und die Zusammenarbeit in Bayern, vorher war dieser nur über die Freigabe von Ordnern und Dateien via Link möglich.
Längst hat sich BayernShare vom bloßen Filesharing-Dienst zur umfassenden, nützlichen Cloud-Plattform fürs Zusammenarbeiten in Bayern entwickelt: Jeder Account, der von Forschenden und Studentinnen bayerischer Universitäten, Lehrstühle oder Forschungsinstitute beantragt werden kann, beinhaltet 50 Gigabyte Speicherplatz, der bei Bedarf vergrößert wird. Integrierte OnlyOffice-Werkzeuge vereinfachen das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen oder Tabellen online. Änderungen synchronisiert das System automatisch. User können ihren Partnerinnen dabei unterschiedliche Zugriffsrechte für Dateien oder Ordner einräumen
BayernShare und GCS
Das Gauss Centre for Supercomputing (GCS) ist der Zusammenschluss der drei Supercomputing-Zentren Deutschlands. Seine rund 60 Mitarbeitenden sind in Garching, Jülich und Stuttgart angesiedelt und setzen auf BayernShare als Ablage für Dokumente und Dateien: In diversen Ordnern sortiert sind hier zum Beispiel Informationen zur Finanzierung und zum Management des GCS zu finden, auch Dokumente für die Öffentlichkeitsarbeit. Videos für gemeinsame Messe-Auftritte oder Pressemitteilungen werden nicht nur begutachtet, sondern auch gemeinsam erstellt, korrigiert, ergänzt. „Das läuft problemlos und unsichtbar für uns alle“, sagt GCS-Mitarbeiter Dr. Ferdinand Jamitzky. Außerdem tauscht das GCS mit Hilfe von BayernShare Anträge zu Anschaffungen und gemeinsamen Projekten mit dem Verein Deutscher Ingenieure (VDI) aus, der die Ausgaben im Auftrag des Bundes kontrolliert.
Tipp: BayernShare bewahrt 5 Versionen einer Datei – diese Zahl kann selbst konfiguriert werden: Um eine vorherige Version zu reaktivieren, klicken die Besitzer auf der Datei-Liste im Dreipunktmenü rechts „Wiederherstellen“ und wählen dann die Vorgängerdatei aus. So lassen sich übrigens auch gelöschte Dateien retten, selbst wenn schon einige Zeit früher gelöscht wurde.
Beliebter, nützlicher Dienst
Digitale Souveränität, Datenschutz, Sicherheit sowie die Möglichkeit, von unterschiedlichen Standorten zusammenzuarbeiten, sind gute Argumente für BayernShare: Rund 120.000 Studierende, Dozenten und Forscherinnen an 24 bayerischen Hochschulen und Instituten setzen BayernShare ein, zurzeit sind etwa 500 Millionen unterschiedlich große Dateien mit einem Gesamtvolumen von rund 600 Terabyte auf den Servern abgelegt.
Studierende speichern damit Dateien, die sie überall mit Kommilitoninnen teilen, bearbeiten und synchronisieren wollen; Forschungsgruppen nutzen BayernShare als gemeinsame Ablage und zum Austausch von Unterlagen oder zum gemeinsamen Erstellen von Patentanmeldungen und Studien. Dozenten und Professorinnen machen damit Lektürelisten und andere Informationen für Vorlesungen und Seminare zugänglich. Seit der Corona-Pandemie unterstützt BayernShare außerdem Online-Prüfungen: Durch den Dienst können alle zeitgleich auf Fragen zugreifen und Prüfungsunterlagen fristgerecht hochladen bzw. abgeben. Weitere Nutzungsszenarien haben uns Organisationen des High Performance Computings (HPC) und der Universitäten beschrieben: Lassen Sie sich inspirieren.
BayernShare wird übrigens von drei IT-Spezialisten am LRZ und einem am RRZE organisiert. Sie planen bereits weitere Funktionen für die Zukunft: Noch im Jubiläumsjahr soll die Sicherheit von BayernShare durch eine Mehr-Faktoren-Authentifizierung erhöht werden. Viele Nutzerinnen werden sich auf neue Ordnerstrukturen freuen, denn danach sollen sie den Austausch zu verschiedenen Partnern auch über Unterordner organisieren können. Nicht zuletzt wird BayernShare über den Digitalverbund Bayern angeboten: Wetten, dass der Dienst dadurch noch breiter eingesetzt wird?
Filesharing bei den HITS
2023 wurde BayernShare als Projekt für den Digitalverbund Bayern eingebracht. Dort ist die Cloud-Plattform in regem Einsatz – etwa bei den Hochschulübergreifenden IT-Services (HITS). Das Team der HITS Informationssicherheit (HITS IS) ist auf vier Standorte verteilt und koordiniert die Zusammenarbeit mit Hilfe von BayernShare. So sind alle Mitglieder außerdem flexibel und können unabhängig vom Standort planen und entscheiden. „Wir arbeiten mit vielen gemeinsamen Ordnern“; erklärt Thomas Schkoda, Leiter HITS IS. Die Gruppe bearbeitet darin Präsentationen über ihre Dienstleistungen, speichert Service- und Prozessbeschreibungen ab, sammelt Brief- und andere Vorlagen oder entwickelt darin Bilder und Texte zur Aufklärung über Informationssicherheit. „Das Synchronisieren von Dateien klappt nicht immer, wenn mehrere gleichzeitig daran arbeiten“, berichtet Schkoda. Das gilt nur dann, wenn mit lokalen Versionen gearbeitet werden und nicht die integrierten OnlyOffice-Programme genutzt werden.
Tipp: Wichtig bei Online-Kooperationen ist, dass alle OnlyOffice verwenden und niemand mit lokalen Versionen arbeitet.
Zukunft mit Wolke
BayernShare wird übrigens von drei IT-Spezialisten am LRZ und einem am RRZE organisiert. Sie planen bereits weitere Funktionen für die Zukunft: Noch im Jubiläumsjahr soll die Sicherheit von BayernShare durch eine Mehr-Faktoren-Authentifizierung erhöht werden. Viele Nutzerinnen werden sich auf neue Ordnerstrukturen freuen, denn danach sollen sie den Austausch zu verschiedenen Partnern auch über Unterordner organisieren können. Nicht zuletzt wird BayernShare jetzt auch vom Digitalverbund Bayern, in dem Bayerns Hochschulen miteinander kooperieren: Wetten, dass der Dienst dadurch noch breiter eingesetzt wird? (vs | LRZ)
BayernShare beim KONWIHR
Das Kompetenznetzwerk fürs Wissenschaftliche Hochschulrechnen (KONWIHR) ist eine einzigartige Institution fürs Supercomputing: Es unterstützt die Entwicklung und Optimierung von wissenschaftlichen Codes finanziell und durch tatkräftige Unterstützung durch HPC-Spezialistinnen. Zweimal im Jahr können Forschende und Arbeitsgruppen Anträge auf Förderung stellen, die auf der BayernShare-Plattform gesammelt und von verschiedenen Einrichtungen und Personen begutachtet werden. Im Auftrag von KONWIHR veranstalten das RRZE und das LRZ außerdem einen gemeinsamen Online-Workshop zur Code-Programmierung und -Optimierung. Mit der Anmeldung zum Kurs bekommen Teilnehmende Zugriff auf einen BayernShare-Ordner und können sich die Schulungsunterlagen herunterladen.
Tipp: Forschungs- und Arbeitsgruppen sollten darauf achten, wer die Verantwortung für einen gemeinsam genutzten Ordner hat (Besitz) und eine Übergabe vorausschauend regeln: Scheiden Mitglieder aus und werden LRZ Sync+Share- oder FAUbox-Konten länger nicht genutzt, werden die Besitzerinnen automatisiert zweimal angeschrieben und zur Reaktivierung aufgefordert. Bleibt eine Reaktion aus, wird der Account samt Ordnern nach über einem Jahr gelöscht.
