Glückwunsch BayernShare: 10 Jahre FAUbox und Sync+Share
Technologie:Netz
Manche Themen und Ideen für Dienste liegen in der Luft: Fast zeitgleich beschäftigten sich 2013/2014 das Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) sowie das Regionale Rechenzentrum Erlangen (RRZE) mit Cloudspeicher- und Filesharing-Diensten wie Dropbox, Google Drive oder Microsofts One Drive, um datenschutzkonforme Alternativen zu suchen, die Daten in Bayern oder Deutschland sichern und außerdem mobiles Arbeiten ermöglichen. Zufällig hatten die Rechenzentren nach Marktanalysen unabhängig voneinander die Software PowerFolder des Monheimer Startups dal33t auf die Liste potenzieller Anbieter genommen, die schließlich überzeugte. Nach internen Testläufen und Anpassungen konnten Studierende und Forscherinnen in München, Nürnberg und Erlangen ab Herbst 2015 Sync+Share oder die FAUbox einsetzen und darüber Dateien austauschen, die für Emails zu groß und sicher verbreitet werden sollen.
FAUbox fürs CIO-Büro
Rund 60 Ordner hat Dr. Monica Hinrichs-Mayer in der FAUbox stetig im Blick. Die promovierte Psychologin organisiert das Büro des Chief Information Officers (CIO) an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg: „Ich koordiniere die Arbeit von 5 Leuten in unterschiedlichsten Arbeitsgruppen und Gremien, die Konstellationen ändern sich stetig. Für die Kommunikation ist die FAUbox das wichtigste Tool.“ Die wichtigste Funktion in diesem Szenario: die Rollen-Zuweisung durch Zugriffsrechte. Wer Ordner oder Dateien mit anderen teilt, bestimmt, wer Dokumente lesen, bearbeiten oder mitverwalten darf. So verbreitet und organisiert Hinrichs-Mayer Informationen in verschiedene Arbeitsgruppen und an verschiedene Positionen oder Rollen. Ihr Wunsch: „Die FAUbox ist einfach einzurichten und zuverlässig. Wenn ich die Zugriffsrechte auf Ordner besser strukturieren könnte, würde mir das die Arbeit enorm erleichtern.“
Tipp: Zum Einstieg und zum Umgang mit BayernShare gibt es Videoanleitungen
Sicherer Speicher & Transfer
Dafür werden alle Daten auf zertifizierten Servern der Rechenzentren abgelegt und vor der Übertragung verschlüsselt. Die konstruktive Zusammenarbeit von RRZE und LRZ führte 2022 zu einem Zusammenschluss der beiden Dienste. Aus FAUbox und LRZ Sync+Share wurde BayernShare. Obwohl von unterschiedlichen Standorten und Servern aus organisiert und gehostet, können Teilnehmende über ihren Account nun Dateien Nutzerinnen des jeweils anderen Systems teilen. Das vereinfacht den Austausch und die Zusammenarbeit in Bayern, vorher war dieser nur über die Freigabe von Ordnern und Dateien via Link möglich.
Längst hat sich BayernShare vom Filesharing-Dienst zur umfassenden, nützlichen Cloud-Plattform fürs Zusammenarbeiten in Bayern entwickelt: Jeder Account, der von Forschenden und Studentinnen bayerischer Universitäten, Lehrstühle oder Forschungsinstitute beantragt werden kann, beinhaltet 50 Gigabyte Speicherplatz, der bei Bedarf vergrößert wird. Integrierte OnlyOffice-Werkzeuge vereinfachen das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen oder Tabellen online. Änderungen synchronisiert das System automatisch. User können ihren Partnerinnen dabei unterschiedliche Zugriffsrechte für Dateien oder Ordner einräumen.
BayernShare und GCS
Das Gauss Centre for Supercomputing (GCS) ist der Zusammenschluss der drei Supercomputing-Zentren Deutschlands. Seine rund 60 Mitarbeitenden sind in Garching, Jülich und Stuttgart angesiedelt und setzen auf BayernShare als Ablage für Dokumente und Dateien: In diversen Ordnern sortiert sind hier zum Beispiel Informationen zur Finanzierung und zum Management des GCS zu finden, auch Dokumente für die Öffentlichkeitsarbeit. Videos für gemeinsame Messe-Auftritte oder Pressemitteilungen werden nicht nur begutachtet, sondern auch gemeinsam erstellt, korrigiert, ergänzt. „Das läuft problemlos und unsichtbar für uns alle“, sagt GCS-Mitarbeiter Dr. Ferdinand Jamitzky. Außerdem tauscht das GCS mit Hilfe von BayernShare Anträge zu Anschaffungen und gemeinsamen Projekten mit dem Verein deutscher Ingenieure (VDI) aus, der die Ausgaben im Auftrag des Bundes kontrolliert.
Tipp: BayernShare bewahrt 5 Versionen – die Zahl kann selbst konfiguriert werden – einer Datei: Um eine vorherige Version zu reaktivieren, klicken die Besitzer des Ordners erst auf das Papierkorb-Symbol (Recycle Bin), dann auf den Ordner Coding, dort stellen sie die betreffende Datei wieder her. So lassen sich auch gelöschte Dateien retten, so lange, bis der Account aufgegeben wird.
Beliebter, nützlicher Dienst
Datenschutz, Sicherheit sowie die Möglichkeit, von unterschiedlichen Standorten zusammenzuarbeiten, sind gute Argumente für BayernShare, die FAUbox und Sync+Share: Rund 120.000 Studierende, Dozenten und Forscherinnen an 24 bayerischen Hochschulen und Instituten setzen den Dienst ein, zurzeit sind etwa 500 Millionen unterschiedlich große Dateien mit einem Gesamtvolumen von rund 600 Terabyte auf den Servern abgelegt.
Studierende speichern damit Dateien, die sie überall bearbeiten, mit Kommilitoninnen teilen, und synchronisieren wollen; Forschungsgruppen nutzen BayernShare als gemeinsame Ablage und zum Austausch von Unterlagen oder zum gemeinsamen Erstellen von Patentanmeldungen, Anträgen und Studien. Dozenten und Professorinnen machen damit Lektürelisten und andere Informationen für Vorlesungen und Seminare zugänglich. Seit der Corona-Pandemie unterstützt BayernShare außerdem Online-Prüfungen: Durch den Dienst können alle zeitgleich auf die Fragen zugreifen. Weitere Nutzungsszenarien haben uns Organisationen des High Performance Computings (HPC) und der Universitäten beschrieben: Lassen Sie sich inspirieren.
Filesharing bei den HITS
2023 wurden LRZ Sync+Share sowie die FAUbox als Projekt für den Digitalverbund Bayern eingebracht. Dort ist die Cloud-Plattform in regem Einsatz – etwa bei den Hochschulübergreifenden IT-Services (HITS). Das Team der HITS Informationssicherheit (HITS IS) ist auf vier Standorte verteilt und koordiniert die Zusammenarbeit mit Hilfe von BayernShare. So sind alle Mitglieder außerdem flexibel und können unabhängig vom Standort planen und entscheiden. „Wir arbeiten mit vielen gemeinsamen Ordnern“; erklärt Thomas Schkoda, Leiter HITS IS. Die Gruppe bearbeitet darin Präsentationen über ihre Dienstleistungen, speichert Service- und Prozessbeschreibungen, sammelt Mail- und andere Vorlagen oder entwickelt darin Bilder und Texte zur Aufklärung über Informationssicherheit. „Das Synchronisieren von Dateien klappt nicht immer, wenn mehrere gleichzeitig daran arbeiten“, berichtet Schkoda. Die Mit glieder des HITS-Teams laden sich daher oft Dateien auf die Festplatte, ergänzen oder korrigieren sie dort, versehen sie mit einem Kürzel und einer von ihnen bringt am Ende die Versionen zusammen.Werden die integrierten OnlyOffice-Programme genutzt, passiert das nicht und können Dokumente online synchronisiert werden.
Tipp: Präsentationen und Dateien, die größer als 500 Megabyte sind, lassen sich in BayernShare nur lokal bearbeiten. Sie sollten dazu auf die Festplatte geladen werden. Die Alternative zu Kürzeln sind Fristen für jeden Bearbeitenden: Das hat den Vorteil, dass alle Verbesserungen in einer Datei stattfinden und über die Zusammenarbeits-Funktion „Nachverfolgung“ schnell überprüft werden können.
Zukunft mit Wolke
BayernShare wird übrigens von drei IT-Spezialistinnen am LRZ und einem am RRZE organisiert. Sie planen bereits weitere Funktionen für die Zukunft: Noch im Jubiläumsjahr soll die Sicherheit von BayernShare durch eine Mehr-Faktoren-Authentifizierung erhöht werden. Viele Nutzerinnen werden sich auf neue Ordnerstrukturen freuen, denn danach sollen sie den Austausch zu verschiedenen Partnern auch über Unterordner organisieren können. Nicht zuletzt wird BayernShare jetzt auch vom Digitalverbund Bayern, also in Zusammenarbeit aller bayrischen Hochschulen und Universitäten, angeboten und weiterentwickelt: Wetten, dass der Dienst dadurch noch breiter eingesetzt wird? (vs | LRZ)
BayernShare beim KONWIHR
Das Kompetenznetzwerk fürs Wissenschaftliche Hochschulrechnen (KONWIHR) ist eine einzigartige Institution fürs Supercomputing: Es unterstützt die Entwicklung und Optimierung von wissenschaftlichen Codes finanziell und durch tatkräftige Unterstützung durch HPC-Spezialistinnen. Zweimal im Jahr können Forschende und Arbeitsgruppen Anträge auf Förderung stellen, die auf der BayernShare-Plattform gesammelt und von verschiedenen Einrichtungen und Personen begutachtet werden. Im Auftrag von KONWIHR veranstalten das RRZE und das LRZ außerdem einen gemeinsamen Online-Workshop zur Code-Programmierung und -Optimierung. Mit der Anmeldung zum Kurs bekommen Teilnehmende Zugriff auf einen BayernShare-Ordner und können sich die Schulungsunterlagen herunterladen.
Tipp: Forschungs- und Arbeitsgruppen sollten darauf achten, wer die Verantwortung für einen gemeinsam genutzten Ordner hat (Besitz) und diese vorausschauend regeln: Scheiden Mitglieder aus und werden LRZ Sync+Share- oder FAUbox-Konten länger nicht genutzt, werden die Besitzerinnen automatisiert zweimal angeschrieben und zur Reaktivierung aufgefordert. Bleiben Reaktionen aus, wird der Account samt Ordnern nach einem Jahr gelöscht.
