Migration auf Exchange 2016

Das Leibniz-Rechenzentrum migriert seinen E-Mail-Dienst auf Basis von Microsoft Exchange ab Februar 2017 von Exchange 2013 auf die aktuelle Version Exchange 2016. Diese Migration wird sich über mehrere Monate hinziehen, da alle Postfächer (mit aktuell ca. 25 TByte an Daten) in die neue Umgebung verschoben werden müssen.

Die sichtbarsten Änderungen beim Umstieg auf Exchange 2016 gibt es bei der Outlook Web App (OWA), die einen deutlich höheren Funktionsumfang bietet und mit einem leicht veränderten Design aufwartet. Darauf wollen wir im Folgenden näher eingehen. Für die Nutzer von Outlook und anderen Clients ändert sich dagegen nichts wirklich Erwähnenswertes.

Änderungen bei der Outlook Web App (OWA)

Auffälligste Änderung bei OWA ist die neue Menüleiste, aus der die Funktionsgruppen (E-Mail, Kalender, Personen, Aufgaben) verschwunden sind …

Menueleiste Exchange 2013

… und in der es stattdessen spezifische Funktionen wie Antworten, Löschen und Verschieben gibt:

Menueleiste Exchange 2016

Zum Umschalten zwischen den Funktionsgruppen muss man nun auf den Button mit den Quadraten klicken (links oben) und kann dann die gewünschte Gruppe auswählen:

Menueleiste Exchange 2016 aufgeklappt

Zum Ausloggen klicken Sie auf das Personensymbol (ganz rechts) und wählen dort „Abmelden“.

Ein paar Erläuterungen zu den neuen Buttons in der Menüleiste (soweit nicht selbsterklärend):

  • Archivieren: Beim ersten Klick auf diesen Button kann ein Ordner definiert werden, in den künftig, d.h. bei weiteren Klicks auf den Button, die jeweils aktuelle Mail verschoben wird.
  • Junk-E-Mail: Bei Klick auf diesen Button gibt es zwei Auswahlmöglichkeiten, nämlich „Junk-E-Mail“ und „Phishing“. Bei Auswahl von „Junk-E-Mail“ wird die aktuelle Mail in den Ordner „Junk-E-Mail“ verschoben, bei Auswahl von „Phishing“ wird sie gelöscht (bzw. in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben).
  • Aufräumen: Hier kann man pro Absender gewisse Regeln festlegen, nach denen Mails von diesem Absender gelöscht werden sollen. Allerdings ist die Auswahl sehr begrenzt. Am nützlichsten ist hier vermutlich der Link „Regeln anzeigen“, mit dem man sich auf kurzem Wege seine Regeln anzeigen lassen und sie bei Bedarf auch bearbeiten kann.
  • Kategorien: Erlaubt die Zuweisung von Farben zu Mails oder auch Aufgaben (wie in Outlook).
  • Weitere Befehle finden Sie nach Klick auf den Button mit den 3 Punkten, u.a. eine Druckfunktion.

Einiges getan hat sich auch bei den Optionen (erreichbar über das Rädchen in der Menüleiste). Diese sind zum einen übersichtlicher gegliedert (in Allgemein, E-Mail und Kalender) und zum anderen gibt es auch hier einige neue Funktionen, z.B. die Funktion „Kalender veröffentlichen“. Damit lässt sich der Kalender mittels Link im HTML- oder auch ICS-Format freigeben, auch mit anderer Berechtigungsstufe als „frei/gebucht“, hier Verfügbarkeit genannt.

Es lohnt auf jeden Fall sich mal durch die Optionen durchzuklicken und sich damit einen Überblick zu verschaffen.