Migration auf Exchange 2013

Das Leibniz-Rechenzentrum migriert seinen E-Mail-Dienst auf Basis von Microsoft Exchange ab Juli 2014 von Exchange 2010 auf die aktuelle Version Exchange 2013. Diese Migration wird sich über mehrere Monate hinziehen, da alle Postfächer in die neue Umgebung verschoben werden müssen. Im Folgenden finden Sie wichtige Informationen zu dieser Migration.

Hinweis: Die Migration auf Exchange 2013 wurde im November 2014 erfolgreich abgeschlossen. Wir lassen diese Seite trotzdem noch für einige Zeit im Netz, da die darin enthaltenen Informationen für den einen oder anderen noch interessant sein könnten.

Ablauf der Migration

Die Migration auf Exchange 2013 erfolgt in 2 Schritten:

  • Am Dienstag, 08.07.2014 werden die Zugangsserver auf Exchange 2013 geschwenkt. Das ist Voraussetzung dafür, dass Postfächer unter Exchange 2013 zugreifbar sind. Diese Umstellung hat unmittelbare Auswirkungen für Nutzer von Outlook für Windows und der Web-Oberfläche OWA – bitte beachten Sie dazu die beiden folgenden Abschnitte.

  • Ab Montag, 14.07.2014 werden der Reihe nach alle Postfächer auf Exchange 2013 umgezogen. Aufgrund der großen Datenmenge (ca. 10 TByte) wird sich dieser Schritt über mehrere Monate hinziehen. Bitte beachten Sie, dass während des Umzugs Ihres Postfachs die Verbindung vom Client zum Exchange-Server für einige Minuten verloren gehen kann und der Client neu gestartet werden muss. Der Empfang von E-Mails läuft im Hintergrund weiter, E-Mails gehen dabei nicht verloren. Nutzer von IMAP-Clients müssen außerdem beachten, dass die lokal im Client vorgehaltenen Daten ungültig werden und neu synchronisiert  werden müssen – siehe dazu den entsprechenden Abschnitt weiter unten.

Auswirkungen der Migration für Outlook-Nutzer

Wie gerade beschrieben, besteht die Migration aus zwei Schritten. Outlook-Nutzer unter Windows sind insbesondere vom ersten Schritt betroffen und sollten schon vorher (also vor dem 08.07.) eventuell notwendige Aktionen vornehmen. Im Einzelnen:

  • Bei Exchange 2013 werden nur noch folgende Outlook-Clients unterstützt:
    • Outlook 2013
    • Outlook 2010 ab Service Pack 1
    • Outlook 2007 mit Service Pack 3
    • Outlook für Mac 2011

Ältere Outlook-Clients (Outlook 2003) werden nicht mehr unterstützt. Bitte installieren Sie gegebenenfalls vor dem 08.07. eine aktuellere Version.

  • Das erste Einloggen nach der Umstellung kann etwas länger als üblich dauern, da Outlook die Serverdaten aktualisieren muss. Wenn Sie während der Umstellung eingeloggt sind, kann es sein, dass die Verbindung zum Server kurz unterbrochen wird. Falls sich Outlook an der Umstellung „verschlucken“ sollte, beenden Sie bitte Outlook und starten es neu.

    Beim LRZ-internen Probelauf kam es in einigen seltenen Spezialfällen zu dem Problem, dass auf shared Mailboxen nicht mehr zugegriffen werden konnte. In solchen Fällen sollten die betreffenden Konten in Outlook entfernt und dann wieder neu hinzugefügt werden. Hinweise dazu finden Sie in Abschnitt 6.5.4 unseres Exchange-Handbuchs, das unter (http://www.lrz.de/services/netzdienste/email/exchange-dokumentation/exchange-benutzerdoku.pdf) abrufbar ist.

Vom zweiten Migrationsschritt sind Outlook-Nutzer wie folgt betroffen:

  • Beim Umzug eines Postfachs kann es vorkommen, dass die Verbindung von Outlook zum Exchange-Server für einige Minuten unterbrochen wird und Outlook neu gestartet werden muss. Dabei kann insbesondere folgende Meldung kommen:

    Outlook Neustart

    Das betrifft sowohl persönliche Postfächer als auch eventuell eingebundene Ressourcen-Postfächer (z.B. shared Mailboxen). Die Meldung kann außerdem kommen, wenn die Postfächer von eingebundenen Kalendern umgezogen werden. Insgesamt kann die Meldung also - je nach persönlicher Konfiguration - auch öfter erscheinen.

  • Aufgrund von Caching-Effekten kann es vorkommen, dass ein frisch umgezogener Benutzer für eine gewisse Zeit nicht auf andere Kalender zugreifen kann und so u.a. keine Frei/Belegt-Zeiten angezeigt bekommt. Das sollte sich spätestens nach ein paar Stunden wieder geben.

Auswirkungen der Migration für OWA-Nutzer

Ab dem ersten Migrationsschritt erscheint die Login-Seite der Web-Oberfläche OWA (https://xmail.mwn.de) nicht mehr im gewohnten Gelb/Orange, sondern sieht folgendermaßen aus:

    Login OWA 2013

Nach dem Login erscheint zunächst wieder die gelb/orange Oberfläche. Sobald Ihr persönliches Postfach nach Exchange 2013 umgezogen wurde, bleibt es dann aber auch hier beim blauen Design von Exchange 2013.

Auswirkungen der Migration für Nutzer von IMAP-Clients

Nutzer von IMAP-Clients (wie z.B. Thunderbird mit IMAP oder Apple Mail mit IMAP) sind vom zweiten Migrationsschritt insofern betroffen, als durch den Umzug die lokal im Client vorgehaltenen Daten ungültig werden und neu vom Server geladen werden müssen. Je nach Einstellung im Client betrifft das nur die Kopfzeilen der Mails (und sollte dann relativ schnell gehen) oder das gesamte Postfach mit allen darin enthaltenen Mails (und kann dann je nach Größe der Mailbox und Übertragungsgeschwindigkeit auch länger dauern). Im zweiten Fall ist außerdem zu beachten, dass auf der lokalen Platte temporär der doppelte Speicherplatz benötigt wird (für die alte und für die neue Kopie des Postfachs). Diese doppelte Belegung sollte automatisch wieder bereinigt werden; falls nicht, kann man nachhelfen, indem man die Mailbox explizit komprimiert (in Thunderbird z.B. durch „Datei → Alle Ordner des Kontos komprimieren“).

Auswirkungen der Migration für Nutzer anderer Clients

Neben Outlook, OWA und IMAP werden wie bisher IMAP/POP3-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird), EWS (z.B. Apple-Mail) sowie ActiveSync (Smartphones) unterstützt. Für diese sind uns bislang keine neuen Inkompatibilitäten bekannt, können aber insbesondere bei älteren Versionen oder bei diversen PlugIns auch nicht ausgeschlossen werden.

Änderung bei der Berechnung der Postfachgröße

Unter bisherigen Exchange-Versionen gingen in die Berechnung der Postfachgröße nur die Größen der einzelnen Elemente ein (wie z.B. die Größen der enthaltenen Mails), nicht aber Verwaltungsinformationen (wie z.B. Indizes zur Suche in Postfächern). Dadurch war die angezeigte Größe in der Regel um ca. 20 - 30 % kleiner als der tatsächlich belegte Speicherplatz. Diese Unstimmigkeit wurde bei Exchange 2013 korrigiert, nun entspricht die angezeigte Größe dem belegten Platz.


Aufgrund der geänderten Berechnung würde beim Umzug bei vielen Postfächern das Größenlimit überschritten werden. Wir erhöhen daher vorsorglich den Standardspeicherplatz für Mitarbeiter von 2 GByte auf 3 GByte und für Studierende von 512 MByte auf 1 GByte. Alle Postfächer mit Sondergrößen werden bei Bedarf auf die nächsthöhere Stufe gehoben.