Datenschutzerklärung Webmail

Der Webserver webmail.lrz.de und der darauf angebotene Webmail-Dienst auf Basis der Open-Souce-Software Roundcube werden vom Leibniz-Rechenzentrum, Boltzmannstraße 1, 85748 Garching b. München betrieben. Die dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere dem Bayerischen Datenschutzgesetz (BayDSG) und dem Telemediengesetz (TMG).

Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten. Diese Informationen können jederzeit von unserer Webseite abgerufen werden.

Nutzung des Webmail-Dienstes

Bei Nutzung des Webmail-Dienstes werden sowohl temporäre Logdaten als auch ein Profil mit persönlichen Einstellungen gespeichert.

In Logdateien werden gespeichert:

  • Bei jedem Login: LRZ-Kennung, IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum, Uhrzeit, Session-ID
  • Bei jeder Aktion innerhalb des Webmailers: IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum, Uhrzeit, angeforderte URL, Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)
  • Bei jedem Versenden einer E-Mail: LRZ-Kennung, Datum, Uhrzeit, Empfänger der E-Mail

Die Verarbeitung der Daten in den Logdateien geschieht wie folgt:

  • Die Logeinträge werden ausgewertet, um Störungen des Dienstes oder Angriffe auf den Dienst zu erkennen und entsprechend reagieren zu können.
  • In Einzelfällen, d.h. bei gemeldeten Störungen, Fehlern und Sicherheitsvorfällen wird manuell ausgewertet.
  • Einträge, die älter sind als sieben Tage, werden gelöscht.

Beim ersten Login in den Webmail-Dienst wird außerdem ein Profil mit persönlichen Einstellungen angelegt und bei Veränderungen aktualisiert. Dieses Profil enthält folgende persönliche Daten:

  • LRZ-Kennung, Mailadresse, Name (in der Voreinstellung in der Form "Nachname, Vorname")
  • Datum und Uhrzeit des Anlegens des Profils (erstes Login)
  • Datum und Uhrzeit des letzten Logins
  • Einstellungen zur Benutzeroberfläche (z.B. Sprache, Zeitzone, ...)
  • Mailspezifische Einstellungen (z.B. Signatur, Reply-To, ...)
  • Adressbucheinträge

Diese Daten werden von der eingesetzten Software (Roundcube) zur Bereitstellung der Webmail-Funktionalität benötigt. Beim Löschen einer LRZ-Kennung bzw. beim Löschen der Berechtigung für den Maildienst wird das entsprechende Profil und damit die genannten Daten gelöscht.

Die eingesetzte Software verwendet außerdem Cookies zur Session-Verwaltung und zur Speicherung von Einstellungen zur Fensteraufteilung. Darüber hinaus wird keine Art von User Tracking eingesetzt, insbesondere erfolgt keine Auswertung für Reichweitenanalysen o. ähnl.

Weitergabe personenbezogener Daten

Die Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften oder wenn die Weitergabe im Fall von Angriffen auf unsere IT-Infrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe zu anderen Zwecken an Dritte oder eine Veröffentlichung finden nicht statt.

Ihre Rechte

Sie haben ein Auskunftsrecht über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Außerdem haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie Sperrung und Löschung. Wenn Sie diese Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich an uns.

Gültigkeit und Aktualität

Mit der Nutzung des Webmail-Dienstes willigen Sie in die oben beschriebene Datenverwendung ein. Diese Datenschutzerklärung ist unmittelbar gültig und ersetzt alle früheren Erklärungen.

Durch die Weiterentwicklung unseres Webmail-Dienstes kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu überarbeiten. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, und empfehlen Ihnen, sich die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.