Datenschutzerklärung Outlook Web App

Der Webserver xmail.mwn.de und der darauf angebotene Dienst Outlook Web App (OWA) werden vom Leibniz-Rechenzentrum, Boltzmannstraße 1, 85748 Garching b. München betrieben. Die dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere dem Bayerischen Datenschutzgesetz (BayDSG) und dem Telemediengesetz (TMG).

Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten. Diese Informationen können jederzeit von unserer Webseite abgerufen werden.

Nutzung des OWA-Dienstes

Wenn Sie sich am Webserver xmail.mwn.de in den OWA-Dienst einloggen, werden die folgenden Informationen temporär in einer Logdatei gespeichert:

  • Ihre LRZ-Kennung
  • Datum und Uhrzeit des Verbindungsaufbaus und des Verbindungsabbaus
  • Name des konkreten Servers, über den die Verbindung aufgebaut wurde
    (Erläuterung dazu: Der OWA-Dienst wird aus Lastgründen auf einem Cluster von Servern erbracht)
  • Information, ob der Login-Versuch erfolgreich war oder nicht

Wenn Sie sich von einer IP-Adresse einloggen, die nicht zum Münchner Wissenschaftsnetz (MWN) gehört, laufen die Verbindungen über eine Firewall, auf der zusätzlich folgende Daten in einer Logdatei festgehalten werden:

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)
  • Angeforderte URL

Die Verarbeitung der Daten in diesen Logdateien geschieht wie folgt:

  • Die Logeinträge werden ausgewertet, um Störungen des Dienstes oder Angriffe auf den Dienst zu erkennen und entsprechend reagieren zu können.
  • In Einzelfällen, d.h. bei gemeldeten Störungen, Fehlern und Sicherheitsvorfällen wird manuell ausgewertet.
  • Einträge, die älter sind als sieben Tage, werden gelöscht.

Die eingesetzte Software verwendet zur Session-Verwaltung Cookies. Bei Anklicken der Option, dass es sich um einen "privaten Computer" handelt, wird außerdem die zuletzt von Ihnen eingegebene LRZ-Kennung in einem Cookie gespeichert. Darüber hinaus wird keine Art von User Tracking eingesetzt, insbesondere erfolgt keine Auswertung für Reichweitenanalysen o. ähnl.

Weitergabe personenbezogener Daten

Die Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften oder wenn die Weitergabe im Fall von Angriffen auf unsere IT-Infrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe zu anderen Zwecken an Dritte oder eine Veröffentlichung finden nicht statt.

Ihre Rechte

Sie haben ein Auskunftsrecht über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Außerdem haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie Sperrung und Löschung. Wenn Sie diese Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich an uns.

Gültigkeit und Aktualität

Mit der Nutzung des OWA-Dienstes willigen Sie in die oben beschriebene Datenverwendung ein. Diese Datenschutzerklärung ist unmittelbar gültig und ersetzt alle früheren Erklärungen.

Durch die Weiterentwicklung unseres OWA-Dienstes kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu überarbeiten. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, und empfehlen Ihnen, sich die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.