Datenschutzerklärung Mailinglisten

Der Webserver lists.lrz.de und der darauf angebotene Mailinglisten-Dienst auf Basis der Open-Souce-Software Mailman werden vom Leibniz-Rechenzentrum, Boltzmannstraße 1, 85748 Garching b. München betrieben. Die dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere dem Bayerischen Datenschutzgesetz (BayDSG) und dem Telemediengesetz (TMG).

Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten. Diese Informationen können jederzeit von unserer Webseite abgerufen werden.

Nutzung des Mailinglisten-Dienstes

Bei Nutzung des Mailinglisten-Dienstes werden sowohl temporäre Logdaten als auch Profile mit persönlichen Einstellungen gespeichert.

In Logdateien werden gespeichert:

  • Bei jedem Aufruf einer Webseite: IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum, Uhrzeit, angeforderte URL, Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)
  • Bei An- und Abmeldungen von einer Mailingliste: Datum, Uhrzeit, Mailingliste, Mailadresse, IP-Adresse, Art der An- bzw. Abmeldung (z.B. individuell oder durch Listenverwalter)
  • Beim Versenden von Mails an Mailinglisten:
    • Datum, Uhrzeit, Absendeadresse, Mailingliste, Betreff
    • Datum, Uhrzeit, Empfangsadressen, Betreff
  • Beim automatischen Versenden von Standardmails durch Mailman (z.B. Aufforderungen zur Bestätigung der Anmeldung, Willkommen-Mails, Mitgliedschafts-Erinnerungsmails, ...): Datum, Uhrzeit, Empfangsadresse, Betreff

Die Verarbeitung der Daten in den Logdateien geschieht wie folgt:

  • Die Logeinträge werden ausgewertet, um Störungen des Dienstes oder Angriffe auf den Dienst zu erkennen und entsprechend reagieren zu können.
  • In Einzelfällen, d.h. bei gemeldeten Störungen, Fehlern und Sicherheitsvorfällen wird manuell ausgewertet.
  • Einträge, die älter sind als sieben Tage, werden gelöscht.

Für jede Mailingliste, in der Sie Mitglied sind, wird außerdem ein persönliches Profil angelegt und bei Veränderungen aktualisiert. Dieses Profil enthält Ihre Mailadresse, Ihr Listenpasswort (in verschlüsselter Form) sowie weitere Einstellungen, die Sie größtenteils selbst über eine Webseite verwalten können (z.B. ob Ihre Mailadresse für andere sichtbar sein soll oder nicht bzw. ob Sie monatliche Erinnerungsmails bekommen wollen oder nicht). Es gibt allerdings auch ein paar wenige Einstellungen, die nur der jeweilige Listenverwalter vornehmen kann (z.B. ob Beiträge für die Liste moderiert werden).

Die Webseite zur Verwaltung Ihrer persönlichen Einstellungen erreichen Sie über folgende Adresse:

https://lists.lrz.de/mailman/options/<listenname> (ohne die Klammern)

Dabei müssen Sie sich mit Ihrer Mailadresse und Ihrem Listenpasswort authentifizieren. Wenn Sie das Passwort vergessen haben, können Sie es sich zumailen lassen (Punkt "Passwort-Erinnerung" auf der gerade genannten Seite). Bitte beachten Sie, dass ein Listenverwalter im Rahmen seines administrativen Zugangs grundsätzlich alle Mailadressen der von ihm verwalteten Liste einsehen kann, auch dann, wenn eingestellt wurde, dass die Mailadresse nicht angezeigt werden soll - diese Einstellung wirkt also nicht für den Listenverwalter.

Bei administrativen Fragen zu einer Liste bzw. deren Einstellungen wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Listenverwalter, erreichbar unter <listenname>-owner@lists.lrz.de (ebenfalls ohne die Klammern).

Die Daten werden von der eingesetzten Software (Mailman) zur Bereitstellung der Mailinglisten-Funktionalität benötigt. Sie werden gelöscht, wenn die betreffende Mailadresse aus einer Liste gelöscht wird bzw. wenn die Liste als Ganzes gelöscht wird.

Die Mailman-Software verwendet außerdem ein Cookie zur Session-Verwaltung. Darüber hinaus wird keine Art von User Tracking eingesetzt, insbesondere erfolgt keine Auswertung für Reichweitenanalysen o. ähnl.

Weitergabe personenbezogener Daten

Die Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften oder wenn die Weitergabe im Fall von Angriffen auf unsere IT-Infrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe zu anderen Zwecken an Dritte oder eine Veröffentlichung finden nicht statt.

Ihre Rechte

Sie haben ein Auskunftsrecht über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Außerdem haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie Sperrung und Löschung. Wenn Sie diese Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich an uns.

Gültigkeit und Aktualität

Mit der Nutzung des Mailinglisten-Dienstes willigen Sie in die oben beschriebene Datenverwendung ein. Diese Datenschutzerklärung ist unmittelbar gültig und ersetzt alle früheren Erklärungen.

Durch die Weiterentwicklung unseres Mailinglisten-Dienstes kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu überarbeiten. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, und empfehlen Ihnen, sich die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.