Korrekte Lizenzierung - Software Asset Management

Informationen zum Thema Audit - Softwareverwaltung - Software Asset Management

Audit - korrekte Lizenzierung - Software Asset Management

Längst stehen die Universitäten und Hochschulen nicht mehr unter dem besonderen „Forschung & Lehre“ Schutz.
So werden auch die Hochschulen und Universitäten jetzt vermehrt von Lizenzgebern zu Plausibilitätsprüfungen hinsichtlich ihres lizenzrechtskonformen Lizenzeinsatzes befragt.
Es werden Plausibilitätsprüfungen (Compliance-Checks) oder ein Audit beauftragt z.B. über ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen, wie die KPMG.

Einige wichtige Fragen zum Thema Lizenzierung:

  • Wie lizensiere ich ein Produkt und wie verfolge ich meine Lizenzen im weiteren Nutzungszeitraum, Updates, Assurance.
  • Lizenznachweise archivieren, zentral halten
  • Liegt für jedes Windows eine OEM vor?
  • Sind alle Adobe Zertifikate zu den Rechnungen vorhanden?
  • Wie kann ich die alles dokumentieren?

An den deutschen Hochschulen ist in den vergangenen Jahren das Thema des Betriebes eines Software Asset Management-Systems (SAM) zur Überprüfung der korrekten Lizenzierung von Softwareprodukten und zu einer möglichen Einsparung von Lizenzen durch (lizenzrechtlich korrekte/s) Mehrfachnutzung/Weiterverwendung/Lizenzpooling vernachlässigt worden.

Im Wesentlichen besteht ein SAM (Software Asset Management) aus folgenden Teilaspekten:

  1. Erfassung des Software-Lizenzbestandes
  2. Erfassung von Verträgen inkl. Lizenz- und Nutzungsmodalitäten, Vertragslaufzeiten, Kosten, Terminen usw.
  3. Erfassung des installierten Softwarebestandes
  4. Reporting

Nachweisbarkeit:

Ein Lizenznachweis setzt sich zusammen aus:

  • Rechnung mit Lizenzkey (bei MS Select)
  • Hierzu zudem die OEM -> Rechnung + Lizenzaufkleber + Datenträger
  • Rechnung mit Zertifikat (bei Adobe)

Der Lizenznehmer muss nachweisbar sein:

  • Person oder Maschine

Ein Beispiel für Konsequenzen bei Unterlizenzierung:

  • Teure OEM-Lizenzpakete und fehlende Lizenzen sind  nachzukaufen.
  • evtl. Strafzahlung oder Übernahme der angefallenen Kosten der Überprüfung.

Jede Einrichtung ist für ihre Nachweisbarkeit der Lizenzen selbst zuständig.
Das LRZ kann Sie nur bedingt unterstützen. Wir verwahren die Bestellscheine mindestens 3 Jahre für Sie.
Diese sind jedoch kein Lizenznachweis - könnten Ihnen aber Anhaltspunkte bieten.